Pilotaż KsięgowaBox – dla kilku biur

Dokumenty klientów w jednym miejscu — bez maili i chaosu.

Zbieraj pliki od klientów, weryfikuj kompletność na bieżąco i przypominaj o brakach w jednym panelu.

Nie księgujemy ani nie generujemy JPK. KsięgowaBox porządkuje etap przed księgowaniem: zbieranie dokumentów, komunikację i weryfikację kompletności.

Zgłoś się do pilotażu
Lista dokumentów i kompletność
Czat w kontekście miesiąca
Bezpieczne przekazywanie plików
KsięgowaBox — Panel biura
Styczeń 2026  •  5 klientów Kompletność ↑
ACME Sp. z o.o. Zamknięty
Jan Kowalski IT Czeka na klienta
Piekarnia Malinowskich W trakcie
Trans-Port Sp.K. Brak dokumentów
Salon Fryzjerski Nowak W trakcie
Biuro otwiera miesiąc → Klient dostarcza dokumenty → Kompletna lista do zamknięcia
Codzienność

Jak wygląda praca dziś i z KsięgowaBox

Mniej chaosu, więcej kontroli nad dokumentami.

Obszar
Dziś
Z KsięgowaBox
Dokumenty
Dokumenty przychodzą Messengerem, mailem, WhatsAppem, pendrivem — każdy po swojemu.
Jasna lista dokumentów dla klienta i miesiąca — wiesz, czego brakuje.
Kompletność
Nie wiadomo, czy klient wszystko dostarczył — te same pytania wracają przed zamknięciem miesiąca.
Statusy kompletności na bieżąco — „Czeka na klienta", „Weryfikacja", „Gotowe".
Pytania klienta
Maile z pytaniami bez kontekstu: „Czy mam już wszystkie dokumenty za grudzień?"
Wątki czatu w kontekście miesiąca — rozmowy w jednym miejscu.
Miejsce plików
Pliki rozrzucone w kilku miejscach — skrzynka, dysk, komunikator, biurko.
Automatyczne przypomnienia — system wysyła maile, Ty widzisz historię.
Odpowiedzialność
Brak jasności: kto ma zrobić kolejny krok i kiedy był ostatni kontakt.
Historia działań: kto, co i kiedy — zawsze wiesz, co się dzieje.
Dla kogo

Dla biur, które chcą porządku,
nie mailowego chaosu

Małe biuro (1–20 osób)

Problem Jesteś wszystkim naraz i łatwo zgubić dokumenty; tracisz czas na szukanie plików.

Efekt Jedna lista dla klienta. Wiesz, co masz, a czego brakuje — koniec z przeszukiwaniem skrzynki.

Średnie biuro (20–100 osób)

Problem Kilka osób pracuje dla tych samych klientów – trudno śledzić, kto co zrobił.

Efekt Wspólny widok statusów i historia działań; wszyscy wiedzą, na jakim etapie jest praca.

Biuro z dużą sezonowością

Problem Ryczałt, VAT, koniec miesiąca — wielu klientów i różny stan kompletności.

Efekt Filtrowanie po statusie pokazuje, kto nie dostarczył dokumentów; zamykasz miesiąc bez stresu.

Jak to działa

Trzy kroki do porządku w każdym miesiącu

Wdrożenie trwa godziny, nie tygodnie.

1

Biuro otwiera miesiąc i ustawia listę dokumentów

Ustawiasz listę wymaganych kategorii dokumentów dla klienta — wyciągi, paragony, umowy, faktury, skany. Klient otrzymuje konto albo link z PIN‑em; bez instalacji i złożonego wdrożenia.

2

Klient przekazuje dokumenty przez panel lub link

Klient widzi listę dokumentów na dany miesiąc i dodaje pliki (zdjęcia, skany, PDF) z telefonu lub komputera. Pytania zadaje na czacie w kontekście miesiąca — bez niekończących się maili.

3

Biuro widzi kompletność, przypomina o brakach i zamyka miesiąc

Panel biura pokazuje stan wszystkich klientów. Weryfikujesz, zatwierdzasz i zamykasz miesiąc. Po zebraniu dokumentów pracujesz dalej w swoim programie księgowym.

Funkcje

Najważniejsze funkcje w wersji pilotażowej

Zaplanowane tak, by zebrać dokumenty i zamknąć miesiąc bez mailowego chaosu.

Dokumenty

Zbieranie dokumentów

Checklisty dokumentów

Konfigurowalna lista wymaganych kategorii dokumentów dla każdego klienta i miesiąca. Wiesz, co masz i czego brakuje.

Statusy miesiąca

Cztery stany: W trakcie / Czeka na klienta / Gotowe do weryfikacji / Zamknięte. Zawsze wiesz, na jakim etapie jesteś.

Przesyłanie z telefonu

Klient dodaje zdjęcia paragonów, skanów, wyciągów — z telefonu lub komputera. Szybki podgląd bez pobierania.

Kontrola

Komunikacja i kontrola

Komunikacja w kontekście

Rozmowa przypisana do miesiąca. Wątki oznaczasz jako „rozwiązane" — koniec z toną maili.

Automatyczne przypomnienia

System wysyła maile do klientów, gdy brakuje dokumentów. Ty widzisz historię wysyłek — co, kiedy, do kogo.

Log aktywności

Historia: kto, co i kiedy — każda akcja zapisana. Zawsze wiesz, na czym stoisz.

Pełna historia działań
Kalkulator

Ile czasu zajmuje samo szukanie i przypominanie?

Przesuń suwaki — zobaczysz szacunkowy koszt rozproszonej dokumentacji.

30
8 min
Twoja stawka roboczogodziny:
— godzin/miesiąc
— szacunkowy koszt/miesiąc
To szacunek na podstawie Twoich danych — nie obietnica wyniku.
Przetestuj KsięgowaBox w swoim biurze
Bezpieczeństwo

Twoje dane — pod kontrolą

Konkretnie o tym, jak dbamy o bezpieczeństwo danych.

Szyfrowanie transmisji

Cała komunikacja szyfrowana przez TLS. Dane między przeglądarką a serwerem zawsze zabezpieczone.

Bezpieczne przechowywanie plików

Pliki przechowywane na Amazon S3 z kontrolą dostępu. Bez bezpośrednich publicznych adresów.

Logi i audyt działań

Każda akcja zapisana z datą i użytkownikiem. Zawsze wiesz, kto co zrobił i kiedy.

Izolacja biur (multi-tenant)

Każde biuro widzi tylko swoje dane. Projektowane z myślą o RODO i separacji danych klientów.

Najgorszy scenariusz to bałagan i brak śladu. Z KsięgowaBox zawsze wiesz, kto ostatnio coś zmienił.
Stan produktu

Gdzie jesteśmy — konkretnie i transparentnie

Dołącz do pilotażu i zobacz, jak może wyglądać uporządkowana praca z dokumentami.

Podstawowy obieg dokumentów (listy, statusy, wgrywanie) Gotowe ✓
Panel klienta W budowie — ~65%
Powiadomienia e-mail i SMS W budowie — ~80%

Regularne aktualizacje

  • Regularne aktualizacje co 2 tygodnie.
  • Uczestnicy bety dostają wcześniejszy dostęp do nowych funkcji
  • Masz wpływ na priorytetyzację — feedback zbieramy aktywnie
  • Tylko ważne aktualizacje o produkcie.

Zgłoś biuro do pilotażu
liczba miejsc ograniczona

Szukamy pierwszych biur rachunkowych, które chcą przetestować KsięgowaBox. Masz realny wpływ na rozwój narzędzia. Możesz zrezygnować w każdej chwili.

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA. Obowiązuje Polityka prywatności i Warunki korzystania z usług Google.

Wysyłając formularz, potwierdzasz zapoznanie się z Polityką Prywatności.

Jak wygląda pilotaż?

  • Krótka konfiguracja konta biura i listy dokumentów
  • Konfiguracja kategorii dokumentów dopasowana do Twojego modelu pracy (ryczałt, VAT, sezonowość)
  • Zaczynasz z 3–10 klientami; testujesz na prawdziwych danych; zbieramy feedback co 2 tygodnie.
  • Uczestnicy pilotażu pierwsi korzystają z nowych funkcji i wpływają na kierunek rozwoju.
Bezpłatne materiały

Pobierz i zacznij od razu

📧

Gotowa wiadomość o brakujących dokumentach

Szablon maila przed zamknięciem miesiąca — możesz wysłać klientom już dziś. Krótki, konkretny i gotowy do użycia.

📄

Brief koncepcyjny KsięgowaBox (PDF)

Pełny opis koncepcji produktu: co robimy, jak to działa, jakie problemy rozwiązujemy — do przeczytania spokojnie.

FAQ

Najczęstsze pytania

Nie. KsięgowaBox to narzędzie do organizacji dokumentów i komunikacji z klientem — nie księgujemy, nie generujemy JPK, nie zastępujemy Comarch, enova ani InsERT. Twój program księgowy nadal robi to, co robił. My pomagamy zebrać dokumenty i sprawdzić kompletność zanim zaczniesz tam pracować.

Możesz zaprosić klienta przez link z PINem — zero rejestracji z jego strony. Dla biur, które wolą pełniejsze rozwiązanie, dostępne są konta klientów z historią i powiadomieniami.

Klient widzi listę na dany miesiąc i przesyła pliki (zdjęcia, PDF, skany) bezpośrednio do systemu. Może to zrobić z telefonu w kilka sekund. Ty widzisz co wpłynęło, co brakuje — w czasie rzeczywistym.

Interfejs jest responsywny — działa na każdym smartfonie bez instalacji aplikacji. Klient otwiera link, loguje się PINem i przesyła dokumenty bezpośrednio z aparatu lub galerii. Ty masz panel biura dostępny z tabletu i komputera.

KSeF zmienia obieg faktur, ale nie rozwiązuje problemu komunikacji, brakujących dokumentów i kompletności miesiąca. KsięgowaBox skupia się właśnie na tej części pracy biura. Integracje związane z KSeF mogą pojawić się później jako dodatki.

Wdrożenie trwa kilka godzin — nie dni. Zakładamy konto biura, konfigurujemy szablony kategorii dokumentów pod Twój model pracy i zaczynamy z 3–10 klientami. Pierwsze realne wnioski masz po jednym zamkniętym miesiącu.
Kontakt

Skontaktuj się

Masz pytanie? Napisz.

Odpowiadamy szybko — zwykle w ciągu 24h w dni robocze.

hello@biurobezpapieru.pl

Ta strona jest chroniona przez reCAPTCHA. Obowiązuje Polityka prywatności i Warunki korzystania z usług Google.

Wysyłając wiadomość, potwierdzasz zapoznanie się z Polityką Prywatności.

Zgłoś się do pilotażu